Missioni
MISSIONI – INFORMAZIONI UTILI
Il processo si suddivide in due fasi:
- Fase 1: richiesta di autorizzazione
- Fase 2: richiesta di rimborso
FASE 1 – RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE
La richiesta di autorizzazione va fatta sempre, per motivi assicurativi, possibilmente cinque giorni prima della partenza.
Per presentare la richiesta accedere al portale U-Web tramite le proprie credenziali di Ateneo.
In caso di problemi di accesso bisogna contattare SIAF aprendo un ticket a https://assistenza.unifi.it/ seguendo il percorso: Servizi Amministrativi -> Missioni -> U-WEB Missioni - Problemi di carattere tecnico/informatico.
In casi eccezionali, per impossibilità di accedere al sistema e per alcune tipologie di utenti che non possono avere accesso all’applicativo è ammesso l’utilizzo del modulo cartaceo.
Inserire la richiesta compilando i campi presenti, indicando in particolare “fondi di progetto” e il responsabile dei fondi, eventualmente segnalando nelle note il progetto su cui si vorrà fare gravare la spesa. Sarà il responsabile a inserire il progetto nell’apposito campo in fase di autorizzazione.
Una volta autorizzato dal Direttore e dal responsabile dei fondi, il richiedente è coperto dal punto di vista assicurativo. Il visto contabile è necessario solo per la successiva richiesta di rimborso.
ANTICIPO
In caso si voglia richiedere un anticipo, va fatto due settimane prima della partenza spuntando l’apposita casella e allegando i file delle spese a preventivo (fatture, biglietti, preventivi ecc.) delle spese anticipabili (viaggio, albergo e iscrizione convegni). Verrà anticipato il 75% della spesa prevista.
Non è possibile emettere anticipi inferiori ai 200 euro.
MEZZO PROPRIO
Se la missione verrà svolta con mezzo proprio (si veda art.9 del regolamento) il richiedente deve segnalarlo in fase di richiesta di autorizzazione; in mancanza di autorizzazione preventiva non potranno essere rimborsate le spese relative. Il rimborso chilometrico è previsto solo per il personale docente, al resto del personale verrà rimborsata la spesa sostenuta per il carburante.
Si ricorda che la località di partenza della missione è la sede di lavoro.
Soltanto se economicamente più vantaggioso è ammesso il rimborso con partenza dal luogo di residenza.
TRATTAMENTO ALTERNATIVO
E’ possibile, per le sole missioni all’estero, richiedere il trattamento alternativo di missione. In fase di richiesta, spuntare come modalità di rimborso “indennità forfettaria e sole spese di viaggio”.
Questa tipologia di rimborso prevede la corresponsione di una quota giornaliera (che varia in base alla nazione destinazione della missione) a copertura delle spese di vitto, alloggio e trasporto interno. La cifra rimborsata con questo metodo sarà soggetta a tassazione. Oltre alla quota forfettaria verranno rimborsate le spese del viaggio.
FASE 2 – RICHIESTA DI RIMBORSO
Una volta ottenute le autorizzazioni e svolta la missione, si dovrà segnalare la missione come “effettuata” (cliccando sull’icona dell’aereo verde) e “richiedi rimborso”.
Se la missione è stata effettuata senza spese segnalare che non viene richiesto rimborso.
Se la missione non è stata effettuata cliccare sull’icona dell’aereo barrato.
Inserire nella richiesta le varie voci di spesa allegando i relativi file (fatture, ricevute ecc., per gli scontrini e i cartacei fare le scansioni).
Nel caso dei pasti il sistema consente di inserire solo la voce “pasto singolo” (PASTS) perciò in caso di più pasti nello stesso giorno andranno inseriti singolarmente (il sistema calcolerà il totale giornaliero abbattendo il rimborso al raggiungimento del massimale).
Il massimale giornaliero dei pasti varia in relazione al ruolo del richiedente e della nazione in cui è stata svolta la missione.
Si ricorda che non sono rimborsabili i pasti effettuati nel comune della sede di lavoro.
I giustificativi di spesa cartacei (scontrini, biglietti metro/bus, ecc.) dovranno poi essere consegnati alla stanza 027. (Francesco Braschi)
TRACCIABILITA’ DEI PAGAMENTI
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto alcune novità in merito al pagamento delle spese relative a vitto, alloggio e trasporto non di linea (taxi, noleggio auto, NCC ecc.).
Queste tipologie di spesa,
- se effettuate con pagamento tracciabile non saranno tassate,
- se effettuate con pagamento non tracciabile, potranno essere comunque rimborsate ma saranno soggette a tassazione.
In caso di pagamento tracciabile,
- se il giustificativo presenta la modalità di pagamento (pagamento elettronico, carta, bancomat ecc.) è sufficiente allegare questo nella richiesta di rimborso
- se non è indicata la modalità di pagamento dovrà essere allegata anche l’attestazione della modalità del pagamento tracciabile (ad es. movimento carta)
RISORSE UTILI
Oltre al manuale di U-Web, accessibile dalla homepage in alto a destra cliccando su «help», altre informazioni utili sono reperibili ai successivi link:
Regolamento – regolamento missioni di Ateneo
Video tutorial – funzionamento U-Web per la parte del richiedente
Per tutte le comunicazioni correlate (informazioni, autorizzazioni, rimborsi, ecc.) utilizzare unicamente la casella istituzionale missioni@dief.unifi.it
MODULISTICA DOTTORANDI, ASSEGNISTI, PERSONALE T/A ECC
Richiesta autorizzazione missioni
Personale esterno: Dipendenti di altre Amministrazioni, professori a contratto, personale in congedo, studenti, soggetti esterni inseriti in progetti di ricerca/didattica, esperti italiani e stranieri partecipanti a commissioni, visiting professors e/o researchers
Ai fini della liquidazione dei rimborsi, i soggetti stranieri non residenti in Italia devono essere in possesso di un codice fiscale italiano valido (rilasciato dall’Agenzia delle Entrate). I soggetti sprovvisti di codice fiscale italiano potranno delegare il DIEF per la richiesta di attribuzione compilando e presentando al Dipartimento il modulo di richiesta corredato di copia del documento d’identità
Per i soggetti che non hanno accesso alla procedura, per problemi e/o impedimenti, la modulistica cartacea per la richiesta di autorizzazione, rimane sempre valida.
Al termine della missione, la richiesta di rimborso (cartacea) corredata di documentazione in originale, dovrà essere consegnata presso la stanza 225, piano terra Santa Marta.
ASSISTENZA SANITARIA ALL'ESTERO
Guida interattiva che permette a tutti gli assistiti (cioè tutti coloro che sono iscritti e a carico del Servizio Sanitario Nazionale - SSN) di avere informazioni sul diritto o meno all’assistenza sanitaria durante un soggiorno o la residenza in un qualsiasi Paese del mondo; in particolare di avere informazioni su:
- come ottenere l’assistenza sanitaria in un qualsiasi Paese del mondo;
- a chi rivolgersi
- come richiedere eventuali rimborsi
NOTE ESPLICATIVE
RIMBORSO SPESE COMMISSARI
(esami di stato, valutazioni comparative, dottorato di ricerca)
Per info vedi link http://www.poloscitec.unifi.it/CMpro-v-p-337.html
La presente nota esplicativa, pur nell’impossibilità di considerare tutta la casistica, intende fornire un rapido strumento di sintesi circa la documentazione da allegare ed i dati da fornire all’Ufficio Finanziario in merito alle istanze di rimborso avanzate da parte dei commissari che hanno preso parte a commissioni per esami di stato, valutazioni comparative e dottorati di ricerca.
Le note non sostituiscono in alcun modo quanto disposto dal “Regolamento Missioni e Rimborsi Spese” emanato con D. R. del 12/11/2013 n. 1222 (a seguire indicato come “Regolamento”) e del quale si consiglia un’attenta lettura.
1. All’Ufficio Servizi Finanziari deve essere inviata, a cura della Segreteria Studenti (in caso di esami di stato) ovvero del Dipartimento (in caso di valutazioni comparative, dottorato di ricerca), una lettera di trasmissione sottoscritta dal Responsabile/Dirigente competente avente ad oggetto la richiesta di rimborso avanzata dal commissario.
2. Alla lettera di trasmissione debbono essere allegati i seguenti documenti:
a) Modulo “Richiesta rimborso spese soggetti esterni” sottoscritto dall’interessato, con allegata marca da bollo da € 2,00 in caso di rimborso delle spese di importo superiore a € 77,47 non fatturato
b) decreto di nomina della commissione;
c) al fine di individuare correttamente i giorni nei quali il commissario ha prestato attività:
c1) attestazione a firma del Presidente della commissione;
ovvero
c2) copia conforme del/i verbale/i;
d) originale dei giustificativi delle spese sostenute; nel caso di libero professionista, la documentazione può essere inviata in copia, laddove l’interessato intenda portarla in detrazione.
Qualora l’istanza di rimborso non venga consegnata a mano dal richiedente, è necessario allegare alla stessa una copia di un documento di identità in corso di validità;
La documentazione per la liquidazione dei compensi in oggetto dovrà essere presentata a Patrizia Candito e Daniela Manattini per il successivo inoltro all'Ufficio Compensi dell'Ateneo
NORMATIVA E CIRCOLARI
- Nuovo Regolamento Missioni e Rimborsi Spese come da Decreto rettorale, 12 novembre 2013, n. 1222 - prot. n. 76803
- Nota illustrativa: Modifiche al Regolamento Missioni e Rimborsi Spese di Ateneo, prot. 78362 del 14 Novembre 2013
- Prot_274745_2024_Linee guida
- Nota Missioni delibera CdA 22 Luglio 2011
- Decreto Ministeriale missioni estero del 9 Giugno 2011
Ultimo aggiornamento
06.03.2025